Parte 1 de 4: Inicia la función de combinación de correspondencia
Si necesitamos enviar una misma
carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de
correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones
aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de
direcciones ó una lista de contactos de Outlook.
Probablemente en alguna ocasión
hayamos recibido por correo electrónico ó por el correo tradicional cartas en
la que nuestros datos como nuestro nombre, dirección, entre otros aparecen en
distintas partes del documento. Este tipo de correspondencia es elaborada
utilizando la herramienta llamada COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.
La combinación de Correspondencia
es un proceso a través del cual los datos de una lista de direcciones son
insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así una carta
personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada
como base.
Para construir una correspondencia
combinada necesitamos trabajar con dos archivos: Primero una LISTA DE
DIRECCIONES u Origen de datos, este archivo contiene la información específica
de cada destinatario. Aquí se guardan y enlistan los datos que posteriormente
se incluirán para cada destinatario dentro del documento maestro.
El otro archivo es el DOCUMENTO O
CARTA MAESTRA, esta será un documento de Word que contendrá la información que
deseamos transmitir a los destinatarios. A este documento se le colocarán los
campos de combinación, que son los marcadores donde se ubicará la información
específica para cada uno de los destinatarios.
TALLER
PRACTICO COMBINAR CORRESPONDENCIA
Inicia la función de combinación de correspondencia
1. Inicia
la función de combinación de correspondencia. Haz clic en la pestaña Correspondencia, selecciona
la opción Iniciar combinación de correspondencia y escoge Mensajes de correo
electrónico.
2. Añade destinatarios a la
combinación de correspondencia. Selecciona Destinatarios dentro de la sección de
combinación de correspondencia y luego haz clic en la opción Escribir una nueva
lista.
·
Todos los
campos de la combinación de correspondencia aparecerán organizados en las
columnas de una ventana nueva. Por defecto aparecerán una gran cantidad de
campos que no podrás ver al principio, a menos que te desplaces completamente
hacia la derecha.
3. Personaliza la combinación de
correspondencia. En la
ventana de Nueva lista de direcciones, haz clic en el botón Personalizar
columnas. En la ventana que aparece puedes añadir, eliminar o cambiar el nombre
de los campos.
·
Los
campos de la combinación de correspondencia son marcadores de posición para la
información específica que encontrarías en cualquier correo electrónico o
carta, tal como los nombres, los apellidos, la dirección, la ciudad, el código
postal, la dirección de correo electrónico o cualquier otro tipo de dato que
quieras agregar.
·
Es
importante que pienses para qué vas a usar la función de combinación de
correspondencia cuando elijas los nombres de los campos que vas a utilizar.
¿Vas a enviar correos electrónicos informales? Si es así, quizás no necesites
el campo de los apellidos. De igual forma, es posible que no necesites el campo
de la dirección si vas a usar la función de combinar la correspondencia para
enviar correos electrónicos.
4. Elimina
los campos que no necesitarás. Para que el proceso de combinar la
correspondencia sea más sencillo, haz clic sobre los campos que no necesites y
presiona el botón eliminar.
·
Por
ejemplo, si vas a usar la combinación de correspondencia para enviar correos
electrónicos, quizás no necesites los campos de la dirección, tales como Campo
de dirección 1, Campo de dirección 2, Ciudad, Provincia o estado y Código
postal.
·
Si vas a
usar la combinación de correspondencia para enviar cartas de negocios, es muy
probable que tengas que utilizar todos los campos que vienen incluidos por
defecto.
5. Añade
campos nuevos. Si necesitas campos adicionales, haz clic en el botón
Agregar y luego escribe el nombre del campo nuevo. Asegúrate de que el nombre
sea lo suficientemente descriptivo como para que lo recuerdes después.
6. Termina
de personalizar la lista de combinación de correspondencia. Cuando termines
de personalizar la lista de direcciones, haz clic en el botón Aceptar
Parte 2 de 4: Completa los campos de la combinación de correspondencia
1.
Completa los campos de la combinación de correspondencia. Cuando termines de personalizar
los campos de la combinación de correspondencia, escribe la información en
ellos.
- Para que la combinación de correspondencia sea útil, tendrás que completar al menos dos filas de información. Cuando necesites una fila nueva, haz clic en el botón Nueva entrada.
- Si quieres eliminar una fila, selecciónala y presiona el botón Eliminar entrada.
- Cuando termines de completar los campos de la combinación de correspondencia, haz clic en el botón Aceptar.
2.
Completa los campos de la combinación de correspondencia con los
contactos de Outlook. Si quieres usar los contactos de Outlook en la
combinación de correspondencia, haz clic en la pestaña Correspondencia, elige
la opción Seleccionar destinatarios y haz clic en Elegir de los contactos de
Outlook. En la ventana de los destinatarios de la combinación de
correspondencia, haz clic en las casillas que se encuentran al lado de los
nombres para agregarlos o eliminarlos de la lista. Finalmente, presiona el
botón Aceptar.
- Si quieres añadir varios contactos de Outlook, es conveniente que crees un grupo específico en dicho cliente de correo electrónico para cuando desees combinar la correspondencia.
- Si seleccionaste todos los contactos de Outlook para usarlos en la combinación de correspondencia, ten en cuenta que los contactos nuevos que agregues al cliente de correo electrónico también aparecerán al momento de combinar la correspondencia en Word.
Parte 3 de 4: Inserta los campos de la combinación de correspondencia
1.
Inserta un bloque de dirección Selecciona la pestaña Correspondencia y presiona
el botón Bloque de direcciones que se encuentra en la sección Escribir e
insertar campos. En la ventana que aparece haz clic en las casillas que se
encuentran junto a los campos de la combinación de correspondencia para añadir
y eliminar dichos campos del bloque de direcciones. Cuando termines, haz clic
en Aceptar.
- Selecciona el formato de nombre que quieras utilizar en la sección Inserta el nombre del destinatario en este formato.
- Haz clic en el botón Asignar campos dentro de la ventana Insertar Línea de saludo, en el caso de que en esta función no aparezcan los campos correctos de la combinación de correspondencia. Después encuentra los campos que no coincidan y cámbialos para que concuerden con el campo correcto.
- Dale formato al bloque de direcciones. El bloque de direcciones aparece dentro del documento de Word como «Bloque de dirección» y puedes darle el formato que quieras, al igual que cualquier otro texto.
- Cuando selecciones el bloque de direcciones para cambiar su formato, asegúrate de escoger el campo completo, incluyendo las marcas y los símbolos (<<, >>).
2.
Inserta un saludo. Haz clic en la pestaña de Correspondencia y luego
selecciona la opción Línea de saludo. Dentro de la ventana de Línea de saludo,
haz clic en los tres campos desplegables para cambiar el formato del texto de
saludo que va a aparecer en la combinación de correspondencia. Cuando termines,
haz clic en Aceptar.
- A medida que cambies el formato, podrás ver una vista preliminar del saludo con una persona de la lista de combinación de correspondencia.
- Si los campos de la combinación de correspondencia son incorrectos, haz clic en el botón Asignar campos.
3.
Dale formato al saludo. El saludo de
la combinación de correspondencia aparece dentro del documento de Word como
«Línea de saludo» y puedes darle el formato que quieras, al igual que cualquier
otro texto.
4.
Inserta los demás campos de la combinación de correspondencia. Puedes insertar los demás campos
de la combinación de correspondencia en cualquier parte del documento. Ve a la
pestaña de Correspondencia y haz clic en el botón Insertar campo combinado que
aparece dentro de la sección Escribir e insertar campos. Finalmente, selecciona
el campo que quieras usar.
- Por ejemplo, si vas a escribir una serie de cartas a empleados de empresas diferentes, en vez de escribir el nombre de la compañía en cada mensaje, puedes insertar el campo: <<Nombre de empresa>>.
Parte 4 de 4: Revisa la vista previa de la combinación de correspondencia.
1.
Observa la vista previa de la combinación de correspondencia. Cuando termines de añadir los campos de la
combinación de correspondencia y quieras revisar tu trabajo, ve a la pestaña de
Correspondencia y haz clic en el botón Vista previa de resultados. Puedes hacer
clic en los botones Registro anterior y Registro siguiente para ver cada
documento.
- Si quieres encontrar a un destinatario especifico, haz clic en el botón Buscar destinatario.
- Si quieres añadir o eliminar personas a la combinación de correspondencia, haz clic en el botón Editar lista de destinatarios que se encuentra en la sección Iniciar combinación de correspondencia.
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